Der digitale Arbeitsplatz – weil die Informationsmenge nicht abnehmen wird

Es ist ein jahrelanger (!) Weg, auf den sich Unternehmen einlassen, wenn sie ihre Organisation auf den sogenannten “digitalen Arbeitsplatz” umstellen wollen. In welcher Abteilung das Unterfangen angesiedelt wird, ist nicht klar definiert und wird von Firma zu Firma unterschiedlich gehandhabt. “Es ist kein IT-Thema. Es ist auch kein Personal-Thema. Es ist eindeutig eine Mischung”, so Markus Lobak (IT Julius Blum GmbH), der gemeinsam mit Michael Oberhauser von der Blum International Consulting ihren digitalen Arbeitsplatz beim Plattform V CoCreation Breakfast vorgestellt hat.

Im Nachgang des ausführlichen Vortrags und der Diskussion in der Gruppe, haben wir Markus Lobak noch weitere Fragen gestellt.

“Viele Mitarbeiter sind skeptisch…                andere haben Angst.” 

Heißt „Digitaler Arbeitsplatz“ immer „komplette Transparenz“?

Nein. Wir reden immer von angemessener Transparenz. Es macht oft keinen Sinn alle Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. In einem Digitalen Raum wollen wir jedoch das Prinzip “1 Thema – 1 Team” leben. Die Grundeinstellung ist hier, dass alle Informationen potentiell jedem Teammitglied zur Verfügung stehen. Nur wirklich vertrauliche Informationen werden weggesperrt.

Sind die Herausforderungen und Probleme mit denen ihr oder andere konfrontiert seid abhängig von der Unternehmensgröße? Haben es kleinere Unternehmen “einfacher”?

Die grundlegenden Überlegungen sind auch bei kleineren Unternehmen zu machen:

Überlegen Sie sich gut was Sie erreichen wollen!

  • Sie können es sich einfach machen und nur neue Tools bereitstellen ODER Sie nutzen die Change und entwickeln den Reifegrad für „Zusammenarbeit im Team“ bzw. in Ihrer Organisation.
  • Reden Sie darüber wie und mit welchen Tools sie diese Ziele erreichen können.
  • Sie können die Art wie wir Informationen teilen und uns austauschen verändern.
  • Sie können das „Arbeiten im Netzwerk“ fördern.
  • Sie können die Art der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit verändern.
  • Sie können eine Plattform etablieren, in der Experten digital sichtbar werden und sich austauschen.

Die Frage ist: Was wollen sie wirklich erreichen?

Wann ist die Zeit reif? Gab es Indikatoren die euch zum Startschuss veranlasst haben?

Ein Auslöser kann das Thema “Renovierung der IT-Anwendungslandschaft” sein.

Ein anderer kann die “Einführung neuer, notwendiger Funktionen” sein. Funktionen die Ihnen in der Collaboration-Zone helfen besser zu werden. Aktuell sehen wir speziell im Bereich des Wissensmanagements mit Confluence aber auch mit den neuen Möglichkeiten der Kommunikation via Teamchat einen großen Nutzen.

Aus eurer Präsentation: “Diese Veränderung betrifft zu 80% die Arbeitsweise und zu 20% die Tools.”

Welche Veränderung im Punkto Arbeitsweise ist bei euch die größte Herausforderung? 

Eine sehr große Herausforderung ist von einer eher abteilungsorientierten Dokumentenablage zu einem gemeinsamen Ort für Zusammenarbeit zu kommen. Jede Abteilung hat gute Gründe warum ihre Dokumente nur für sie relevant sind. Das ist in vielen Bereichen ein sehr großer, emotionaler Schritt.

Auch der richtige Umgang mit Offenheit ist oft schwierig. Wir kommen aus einer Welt in der ich mir als Erzeuger einer Information überlegt habe für wen das relevant ist. Dementsprechend wurden die Berechtigungen eingestellt und diese Personen informiert.

In der Zukunft kennen wir diese Personen vielleicht gar nicht mehr. Das Thema Push-Pull-Informationen aber auch Selbstverantwortung wird immer wichtiger. Damit müssen wir noch lernen umzugehen.

Welchen Ratschlag gebt ihr den anderen Mitgliedern aufgrund eurer Erfahrung mit auf den Weg? 

  • Seht die Einführung von modernen Tools für Zusammenarbeit nicht als IT-Projekt.
  • Macht es euch nicht zu einfach und “stellt nur neue Tools zur Verfügung”.
  • Nutzt die Chance und entwickeln den Reifegrad für „Zusammenarbeit im Team“ bzw. in Organisation weiter.  Stellt das Thema in den Mittelpunkt und begleitet das Team dabei mit den neuen Möglichkeiten sinnvoll zu arbeiten.

Vielen Dank für eure Insights und den Austausch dazu!