Der digitale Arbeitsplatz – weil die Informationsmenge nicht abnehmen wird

Es ist ein jahrelanger (!) Weg, auf den sich Unternehmen einlassen, wenn sie ihre Organisation auf den sogenannten “digitalen Arbeitsplatz” umstellen wollen. In welcher Abteilung das Unterfangen angesiedelt wird, ist nicht klar definiert und wird von Firma zu Firma unterschiedlich gehandhabt. “Es ist kein IT-Thema. Es ist auch kein Personal-Thema. Es ist eindeutig eine Mischung”, so Markus Lobak (IT Julius Blum GmbH), der gemeinsam mit Michael Oberhauser von der Blum International Consulting ihren digitalen Arbeitsplatz beim Plattform V CoCreation Breakfast vorgestellt hat.

Im Nachgang des ausfĂŒhrlichen Vortrags und der Diskussion in der Gruppe, haben wir Markus Lobak noch weitere Fragen gestellt.

“Viele Mitarbeiter sind skeptisch…                andere haben Angst.” 

Heißt „Digitaler Arbeitsplatz“ immer „komplette Transparenz“?

Nein. Wir reden immer von angemessener Transparenz. Es macht oft keinen Sinn alle Informationen fĂŒr alle Mitarbeiter zugĂ€nglich zu machen. In einem Digitalen Raum wollen wir jedoch das Prinzip “1 Thema – 1 Team” leben. Die Grundeinstellung ist hier, dass alle Informationen potentiell jedem Teammitglied zur VerfĂŒgung stehen. Nur wirklich vertrauliche Informationen werden weggesperrt.

Sind die Herausforderungen und Probleme mit denen ihr oder andere konfrontiert seid abhĂ€ngig von der UnternehmensgrĂ¶ĂŸe? Haben es kleinere Unternehmen “einfacher”?

Die grundlegenden Überlegungen sind auch bei kleineren Unternehmen zu machen:

Überlegen Sie sich gut was Sie erreichen wollen!

  • Sie können es sich einfach machen und nur neue Tools bereitstellen ODER Sie nutzen die Change und entwickeln den Reifegrad fĂŒr „Zusammenarbeit im Team“ bzw. in Ihrer Organisation.
  • Reden Sie darĂŒber wie und mit welchen Tools sie diese Ziele erreichen können.
  • Sie können die Art wie wir Informationen teilen und uns austauschen verĂ€ndern.
  • Sie können das „Arbeiten im Netzwerk“ fördern.
  • Sie können die Art der abteilungsĂŒbergreifenden Zusammenarbeit verĂ€ndern.
  • Sie können eine Plattform etablieren, in der Experten digital sichtbar werden und sich austauschen.

Die Frage ist: Was wollen sie wirklich erreichen?

Wann ist die Zeit reif? Gab es Indikatoren die euch zum Startschuss veranlasst haben?

Ein Auslöser kann das Thema “Renovierung der IT-Anwendungslandschaft” sein.

Ein anderer kann die “EinfĂŒhrung neuer, notwendiger Funktionen” sein. Funktionen die Ihnen in der Collaboration-Zone helfen besser zu werden. Aktuell sehen wir speziell im Bereich des Wissensmanagements mit Confluence aber auch mit den neuen Möglichkeiten der Kommunikation via Teamchat einen großen Nutzen.

Aus eurer PrĂ€sentation: “Diese VerĂ€nderung betrifft zu 80% die Arbeitsweise und zu 20% die Tools.”

Welche VerĂ€nderung im Punkto Arbeitsweise ist bei euch die grĂ¶ĂŸte Herausforderung? 

Eine sehr große Herausforderung ist von einer eher abteilungsorientierten Dokumentenablage zu einem gemeinsamen Ort fĂŒr Zusammenarbeit zu kommen. Jede Abteilung hat gute GrĂŒnde warum ihre Dokumente nur fĂŒr sie relevant sind. Das ist in vielen Bereichen ein sehr großer, emotionaler Schritt.

Auch der richtige Umgang mit Offenheit ist oft schwierig. Wir kommen aus einer Welt in der ich mir als Erzeuger einer Information ĂŒberlegt habe fĂŒr wen das relevant ist. Dementsprechend wurden die Berechtigungen eingestellt und diese Personen informiert.

In der Zukunft kennen wir diese Personen vielleicht gar nicht mehr. Das Thema Push-Pull-Informationen aber auch Selbstverantwortung wird immer wichtiger. Damit mĂŒssen wir noch lernen umzugehen.

Welchen Ratschlag gebt ihr den anderen Mitgliedern aufgrund eurer Erfahrung mit auf den Weg? 

  • Seht die EinfĂŒhrung von modernen Tools fĂŒr Zusammenarbeit nicht als IT-Projekt.
  • Macht es euch nicht zu einfach und “stellt nur neue Tools zur VerfĂŒgung”.
  • Nutzt die Chance und entwickeln den Reifegrad fĂŒr „Zusammenarbeit im Team“ bzw. in Organisation weiter.  Stellt das Thema in den Mittelpunkt und begleitet das Team dabei mit den neuen Möglichkeiten sinnvoll zu arbeiten.

Vielen Dank fĂŒr eure Insights und den Austausch dazu!